Neste artigo irei falar sobre a importância do cadastro de produtos no varejo. Um tema vital para a empresa. Porque nem todas têm a atenção necessária? Qual será o motivo no descaso no processo? Porque insistimos em deixar tantos SKUs sem movimentações?
Porque se preocupar com o cadastro de produtos
O tema cadastro de produtos parece ser simples, mas só parece. Porque é muito complexo, envolve diversas áreas como comercial, fiscal, contábil, administrativa, suply chain entre outras dependendo do orgânico da empresa.
O cuidado deve começar no tipo do produto. O responsável pelo cadastro deve saber que tipo de produto vai cadastrar, se é um produto que foi produzido em sua loja, matéria prima, kit ou conjunto, produtos acabados ou como chamam também mercadoria pra venda MV, suprimento, produto para manutenção da loja, uso e consumo, imobilizado entre outros.
Se o profissional responsável pelo cadastro não começar identificando esse critério não têm como fazer gestão por categoria, margem por grupo, entre outras. Falando em grupo cada tipo de produto relatado acima deve representar um grupo ou tipo de produto, ou seja, você deve criar um grupo para cada tipo de produto.
A importância do mercadológico no cadastro de produtos
Outro passo importante é cadastrar o mercadológico da empresa. Nesse momento entra departamentos, categorias, sub categorias, seção, sub seção, grupo, sub grupo e até mesmo marca. Claro que depende muito do sistema da empresa, alguns não tem esses níveis todos.
Primeiro saiba qual o Tipo do Produto a ser cadastrado depois cadastra o mercadológico para só assim direciona-lo para um grupo e assim poder cadastrar o EAN. Exemplo: temos um feijão carioca para cadastrar, portanto primeiro ele deve ser cadastrado com o tipo MV, Categoria Mercearia de alto giro e no grupo feijão.
Padronização na descrição dos produtos
Agora que já sabemos como deve ser o cadastro com relação ao gerenciamento por categoria, você deve também levar em consideração os atributos do produto ou no caso a descrição.
Portanto, primeiramente o EAN, normalmente os sistemas ao cadastrar um código de barras cria uma código interno para o produto. Ponto importantíssimo também é a descrição do produto.
No momento de criar a descrição do produto no sistema tome alguns cuidados. A dica que eu deixo é, sempre comece com o tipo do produto e depois com a marca só após coloque o restante da descrição. Exemplo Biscoito Vitarella Recheado morango 390g, caso você queira reduzir o tamanho faça da seguinte maneira Bisc. Vitarella Rech. Mor. 390g.
É importante ressaltar que existem produtos que precisamos especificar além de gramatura do produto, o tipo da embalagem como molhos que podem ser em Lata LT, Tetra Pack TP e outros.
Para reduzir a descrição do produto tome bastante cuidado. Jamais podemos reduzir a marca. Porque do contrario não conseguiremos consultar e filtrar.
Como cadastrar produtos fracionados
Os produtos que serão vendidos de forma fracionada ou porcionada, como por exemplo, carnes, aves, embutidos e outros produtos que são vendidos em supermercados.
Neste caso devemos ter um cuidado especial com relação às informações que estarão tanto no sistema como nas balanças que utilizamos e que muitas vezes determinamos a data de validade do produto.
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Estrutura Fiscal no cadastro de produtos
Agora que terminamos a questão de descrição do produto temos a parte onde mais as empresas se complicam. Estrutura fiscal e impostos dos produtos.
Sabemos que existem impostos em todas as esferas, seja ela federal, estadual e municipal. Não sou especialista no assunto e nem quero que você se preocupe em ser. No entanto é importante que você tenha pessoas ou mesmo empresas terceirizadas que possam acompanhar a sua área fiscal/contábil bem de perto. O seu tesouro esta dentro desse departamento.
Os impostos mais comuns que incidem sobre a receita da empresa comercial é ICMS imposto sobre operações relativas à circulação de mercadorias e sobre prestações de serviços de transporte interestadual, intermunicipal e de comunicação. Ele é estadual, por isso o cuidado e o acompanhamento já que o ICMS pode variar de estado para estado para algumas categorias ou para alguns produtos. Temos o PIS Programas de Integração Social e o COFINS Contribuição para Financiamento da Seguridade Social.
Dificuldades na gestão fiscal
Normalmente estes impostos são determinados no momento do cadastro do produto. Portanto, caso o responsável pelo cadastro esqueça ou mesmo insira o numero errado, vai gerar grandes problemas para empresa. Podendo amargar grandes perdas, mas a dica que deixo é, tenha um profissional na sua empresa da área fiscal que conheça bastante sobre o assunto.
Gestão de precificação e margem
Margem para os produtos, em alguns sistemas você pode determinar a margem do produto ou da categoria diretamente no cadastro. Isso traz mais automação ao processo de precificação da loja. Ficando o responsável pela precificação responsável pela manutenção dessa margem através de pesquisas como já é feito em grandes varejistas.
O mundo perfeito seria o produto sair dos CDs já precificados e sendo transportado diretamente para a loja. Isso reduziria à logística e com certeza aumentaria o Shelf Life do produto.
Portanto também acho importante o cadastro do fornecedor do produto. Porque alguns sistemas podem disparar pedidos para seus distribuidores caso atinja o estoque de segurança da loja.
A manutenção dos cadastros de produtos
A manutenção dos cadastros é fundamental. Não adianta você só cadastrar e esquecer.
Você precisa está sempre acompanhando os códigos sem movimentação
Este assunto já rende um post, porque aqui podemos debater sobre estoques sistêmicos, rupturas e outros. No entanto o que vou levantar é a questão de não ter milhares de cadastros sem necessidade no seu banco de dados. Porque isso deve ser gerenciado e os códigos que não estão sendo mais utilizados devem ser bloqueados.
Menos é mais!
Quanto mais enxuto for o seu cadastro melhor. Portanto é justamente no inventário que podemos identificar melhor este processo.
Portanto, aproveite o seu inventário para identificar quais produtos não existem mais na loja, não podemos ter trinta mil cadastros onde só temos oito mil na loja
Esta questão de cadastros vai mudar muito de empresa para empresa, de sistema para sistema, alguns sistemas pode ser colocado foto, código de rastreamento entre outras informações. Portanto queria aqui apenas passar um pouco da preocupação geral no varejo supermercadista.
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