Olá Pessoal, um prazer esta aqui novamente falando sobre Prevenção de Perdas e mais especificamente sobre os dez passos para realizar um inventário de mercadorias.
Dez passos para realizar um Inventário de mercadorias
Ressalto que este artigo não é uma receita de bolo. Como eu sempre digo não existe receita pronta, cada empresa tem a sua realidade. Portanto, irei falar sobre o que utilizo no meu dia a dia.
No inventário a preparação é um dos passos mais importantes como já falei anteriormente, portanto leiam os artigos anteriores sobre Inventário.
Como fazer um inventário de mercadorias – parte 1
Como fazer um inventário de mercadorias – parte 2
Ter controle é fundamental no processo, então vamos deixar de blá blá blá e vamos aos dez passos para realizar um inventário de mercadorias.
Preparação para o inventário
1° Passo – Arrumação do Estoque O estoque deve esta organizado. Portanto, não devem existir itens misturados. Os lotes devem ter o mapa de identificação, que nada mais é que uma folha A4 com o formato que foi montado a mesa. A caixa deve estar organizada de maneira que facilite a identificação, com a referência sempre pra frente.
2° Passo – Pré-Contagem em itens de baixo giro as quantidades devem ser afixadas nas caixas. Porque caso seja necessário a retirar algum o mesmo deve ser abatido da quantidade. No entanto ao utilizar essa técnica lembre-se que só deve ser pré-contado os itens de baixo giro, para que não exista o retrabalho com outra contagem.
3° Passo – Acatamento de todas as notas fiscais antes da realização do inventário. O não cumprimento traz sérios problemas com relação a acuracidade do estoque.
Então só realize os inventários se todas as notas forem acatadas no sistema.
4° Passo – Atualização de todas as quebras identificadas no sistema de gestão de estoque. Lembre-se, se as quebras não forem identificadas, vai trazer distorções nas perdas. Transformando as quebras operacionais em perdas não identificadas.
5° Passo – Análise prévia de relatório de gestão de estoque. Faça no mínimo uma vez por semana análise dos itens sem movimentação da sua loja. Muitas vezes os itens sem movimentação, podem ser estoques virtuais gerados de diversas maneiras. Também faça analise no relatório de itens negativos, que pode até identificar notas não acatadas na loja ou outras distorções.
Auditoria da área de prevenção de perdas durante o inventário
6° Passo – Auditoria da equipe de Prevenção de Perdas nas pré-contagens realizadas. Portanto, apesar da responsabilidade do inventário ser do auditor, lembre-se que é importante à auditoria da prevenção nestes itens. Pois encarregados, chefes, gestores e outros podem se aproveitar do processo para maquiar resultados.
7° Passo – Treinamento prévio dos funcionários que estarão envolvidos nas pré-contagens e arrumação das mercadorias que serão inventariadas. Portanto, faça o treinamento e sempre passe uma ata de presença no treinamento para que você possa se documentar.
8° Passo – Definições de escalas informando quais funcionários participarão do inventário. Porque o mais importante é que todos os funcionários saibam com antecedência do dia e horário do evento.
9° Passo – Data e horário da realização das contagens. O mais importante é que as datas e horários sejam definidos de maneira a respeitar o fluxo da loja.
10° Passo – Definição do modelo de contagem. É definir como será contado cada item, qual o fluxo, tipo da esquerda pra direita, por torres, seguindo um gráfico de serra.
Espero ter ajudado, além disso, ressalto que não se esgota aqui o conteúdo. Portanto o tema inventário é muito amplo e precisamos debater mais sobre ele.
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